Ludzki mózg i jego możliwość skupienia uwagi jest niezwykle ciekawym tematem. Odczuwanie upływu czasu jest zjawiskiem względnym, wiele zależy od tego, czy wykonywana przez nas aktywność jest interesująca czy monotonna. Ilość koniecznych do wykonania zadań może okazać się przytłaczająca, przez co opóźniamy rozpoczęcie pracy nad nimi.
Najnowsze badania wskazują, że ewolucyjnie jesteśmy zaprogramowani do lenistwa, nasz mózg stara się wykonać zadania przy jak najmniejszym koszcie energetycznym. Udowodniono także, że zużywamy znacznie więcej energii wykonując zadania, które wydają nam się nudne czy monotonne. Musimy więc niejako oszukać samych siebie, żeby zaprząc mózg do bardziej efektywnej pracy.
Technika pomodoro – co to?
Technika pomodoro jest jedną z metod odmierzania czasu, pozwalających na maksymalne wykorzystanie potencjału ludzkiego mózgu. Została opracowana w latach 80. przez włoskiego inżyniera oprogramowania Francesco Cirillo.
Próbował on zwiększyć efektywność swojej nauki w trakcie studiów. Początkowo wprowadził system 10-cio minutowych okresów pracy i następujących po nich kilkuminutowych przerw. Autor metody pomodoro wykorzystywał w niej czasomierz kuchenny w kształcie pomidora, od którego wzięła się nazwa techniki.
Jak działa technika pomodoro?
By zastosować technikę pomodoro, pierwszym krokiem powinno być wyznaczenie zadań na dany dzień i uporządkowanie ich względem ważności – te najbardziej istotne są realizowane jako pierwsze. W ostatecznej, najbardziej optymalnej zdaniem Cirillo wersji, technika pomodoro opiera się na wykonywaniu poszczególnych zadań w formie 25-minutowych interwałów pracy (tzw. pomodoro), przedzielonych 5-cio minutowymi przerwami.
Ważne jest, aby w czasie trwania każdego z okresów skupienia czasomierz był cały czas widoczny, wskazując, jak długo pozostało do upragnionej przerwy. W czasie pomodoro staramy się, aby nic nie rozpraszało naszej uwagi – liczy się tylko postawiony cel.
Następnie, w czasie przerwy, staramy się całkowicie odciąć na chwilę od wszelkich zadań, dobrym pomysłem jest spacer po biurze, przeciąganie się lub oglądanie widoków za oknem. Po czterech pomodoro powinniśmy zrobić dłuższą przerwę (ok. 25 minut) i, jeśli trzeba, rozpocząć cały cykl od początku.
Jak stosować technikę pomodoro?
Planuj z wyprzedzeniem
Na początku każdego dnia (lub na końcu, jeśli wolisz planować na następny dzień) poświęć trochę czasu, aby zaplanować swoje pomodoro. Najpierw zrób dokładną listę rzeczy, które chcesz zrobić danego dnia i zapisz, ile pomodoro zajmie każda z zaplanowanych czynności (pamiętaj, że te zadania, które zajmą Ci więcej niż 5 pomodoro, najlepiej będzie podzielić na mniejsze, łatwiejsze do wykonania części). Krótsze zadania, np. odpowiedzi na e-maile, możesz połączyć w jedno pomodoro.
Jeśli wykonujesz swoją pracę przez 8 godzin dziennie, upewnij się, że na jeden dzień nie zaplanujesz więcej niż 16 pomodoro. Jeśli tak się stanie, najmniej pilne zadania odłóż na następny dzień.
Uwzględnij w swoim planie nadmiarowe pomodoro
Chociaż 8-godzinny dzień pracy technicznie pozostawia miejsce na szesnaście pomodoro, najlepiej jest zaplanować 2-4 pomodoro “nadmiarowych”, tak na wszelki wypadek. Wykorzystaj je do czynności, które zajmą Ci więcej czasu niż zaplanowałeś, lub do nieprzewidzianych zadań, które mogą pojawić się w ciągu dnia.
Jeśli nadmiarowe pomodoro nie będą Ci potrzebne, użyj ich do nauki lub wykonania mniej ważnych czynności, które zawsze odkładasz na później. Kończenie dnia z zapasem pomodoro jest o dużo mniej stresujące, niż kończenie pracy z zaległościami.
Eksperymentuj z długością pomodoro
W przypadku niektórych rodzajów pracy, które będą wymagać więcej kreatywności – myślenie, kodowanie, pisanie, komponowanie itp. – 25 minut może być zbyt krótkie. Spróbuj wydłużonych sesji pracy z dłuższymi przerwami. Badanie DeskTime wykazało, że idealną równowagą jest połączenie 52-minutowej koncentracji z 17-minutową przerwą. Inni preferują 90 minut z 20-30-minutową przerwą.
W przypadku czynności, które ciągle odkładasz na później z różnych powodów, 25 minut może być z kolei zbyt długim czasem. Jeśli czujesz, że 25 minut koncentracji to zbyt długi czas, spróbuj na początek zastosować 15-, 10-, a nawet 5-minutowe pomodoro.
Dla większości ludzi przez najbardziej efektywne będą pomodoro w zakresie 25-50 minut z 5-15 minutową przerwą. Spróbuj mieszać interwały w zależności od samopoczucia i rodzaju pracy. Pamiętaj, by po kilku interwałach zrobić dłuższą przerwę.
W czasie przerwy odejdź od ekranu
Nie wszystkie przerwy są równe. Jeśli Twoje sesje pracy pomodoro odbywają się na komputerze, nie spędzaj czasu na Twitterze czy Instagramie, kiedy wyłącza się timer. Musisz dać odpocząć od ekranu swoim oczom i mózgowi – to oznacza również telefon. Wstań, poruszaj się, rozciągnij, wyjdź na zewnątrz, zjedz przekąskę, obserwuj ptaki za oknem.
Nie ważne na co się zdecydujesz, Twoja przerwa będzie dużo bardziej odświeżająca psychicznie, jeśli spędzisz ją z dala od ekranu komputera czy telefonu.
Ćwiczenia na koncentrację uwagi
Zalety techniki pomodoro
Podsumowując, najważniejszymi zaletami techniki pomodoro są:
Wykorzystanie układu nagrody
Zrealizowanie całego interwału pomodoro pozwala na wykorzystanie ludzkiego układu nagrody. Czujemy się bardziej zadowoleni, gdy osiągamy zamierzone cele. Dlatego warto także odznaczać wykonane w danym dniu zadania.
Łatwość stosowania
Technika pomodoro jest bardzo prosta w zastosowaniu, nie wymaga żadnych dodatkowych materiałów szkoleniowych (wystarczy czasomierz, kartka i długopis). Można też wspomóc się dużą liczbą programów internetowych i aplikacji odmierzających czas, oraz wieloma bezpłatnymi artykułami w internecie.
Pomaga oszacować czas wykonania zadań
Już po kilku sesjach pomodoro będziesz w stanie lepiej zaplanować każdy z 25-cio minutowych okresów pracy. To pomoże Ci lepiej rozplanowywać zadania w ciągu dnia.
Pozwala lepiej poradzić sobie z rozpraszaczami uwagi
Ważną zaletą Metody Pomodoro jest wprowadzenie systematyczności i sztywnych zasad, dzięki czemu jesteśmy mniej podatni na wszystko, co mogłoby rozproszyć naszą uwagę.
Kształtuje zdrowe nawyki
Dobre rozplanowanie dnia pracy i jego produktywne wykorzystanie przekłada się na zmniejszenie poziomu stresu w pracy. Dodatkowo metoda pomodoro pomaga wprowadzić właściwy balans życia zawodowego i prywatnego. Jest to szczególnie przydatne w przypadku osób pracujących z domu.
Zapewnia dodatkową motywację
Pozwala wykrzesać dodatkowe pokłady energii, gdy jesteśmy zmęczeni – jedno pomodoro to tylko 25 minut. Ponadto dzięki podzieleniu pracy na krótsze odcinki czasu, nawet najbardziej skomplikowane zadania będą wydawać się łatwiejsze do osiągnięcia.
Technika pomodoro – jak zacząć?
Na początku stosowania techniki pomodoro trudność może sprawiać właściwy wybór zakresu zadań, przypadających na jedno pomodoro, jednak z czasem dochodzi się do coraz większej wprawy. Ważne jest także maksymalne wykorzystanie czasu skupienia, należy w ten sposób dobierać zadania, aby wypełniły całe 25 minut pracy.
Czasem będzie trzeba łączyć ze sobą mniej czasochłonne prace w obrębie jednego pomodoro. Biegłość w planowaniu zadań i stosowaniu tej techniki uzyskuje się po ok. 20 dniach.
W Internecie można znaleźć wiele prostych aplikacji, odmierzających czas sesji skupienia i przerw, choć aby stosować technikę pomodoro wystarczy każdy czasomierz. Część z tych programów pozwala także wynotować realizowane zadania w stosownej kolejności, dodaje także sygnały dźwiękowe oznaczające koniec okresów pracy i przerw.
Modyfikacje techniki pomodoro
Jeżeli technika pomodoro ta okaże się nie pasująca do Twojego stylu pracy, warto sprawdzić jej modyfikacje. Jedną z najbardziej znanych jest tzw. flow technique. Zdaniem autorki tej metody, Zoë Read-Bivens, sprawdza się ona lepiej przy aktywnościach w których potrzebna jest kreatywność lub innowacyjne spojrzenie na problem. Polega na maksymalnym wykorzystaniu okresów wzmożonej kreatywności i przypływów weny (tzw. flow).
W tej technice okresy pracy mogą być dłuższe (nawet do 90 minut) lub krótsze, w zależności od Twojego samopoczucia. Wadą tej modyfikacji jest jednak to, że przez brak sztywnego czasu pracy łatwiej jest się rozproszyć.
Podsumowanie
Aby zastosować technikę pomodoro nie potrzebujesz nic więcej niż minutnik w telefonie. Jest to metoda, która poprawia umiejętności zarządzania czasem i organizacji. Będziesz w stanie lepiej oszacować ile zajmują ci poszczególne zadania i czy czas im poświęcony został dobrze wykorzystany.
