Jak zaplanować dzień? Stań się mistrzem efektywności!

Wraz z rozwojem cywilizacji i nowoczesnych technologii nasze życie staje się coraz bardziej aktywne. Pojawiają się nowe rozrywki i możliwości, a większość z nas pragnie czerpać z nich jak najwięcej. Nie chcemy mieć poczucia, że coś nam ucieka, że czegoś nie spróbowaliśmy, że marnujemy nasz czas i życie.

Do tego dochodzą jeszcze codzienne obowiązki związane z pracą i życiem osobistym, oraz domowym. Współczesny człowiek dba też o swoje zdrowie, a więc lista naszych zadań powiększa się o aktywność fizyczną, czy zdrowe gotowanie i sen. Wraz z nowymi obowiązkami i przyjemnościami nie zwiększa się niestety ilość czasu jaki mamy do wykorzystania. Doba nie staje się dłuższa, a my chcemy coraz więcej i więcej.

To dlatego tak ważne staje się planowanie.

Jeśli chcemy mieć na wszystko czas musimy zacząć planować. Tylko wtedy mamy możliwość uporządkować nasze codzienne aktywności. To również sposób, by mieć pewność, że o niczym nie zapomnimy. Prawidłowe zaplanowanie dnia nie jest wbrew pozorom takie oczywiste. To nie tylko wypisanie spotkań i obowiązków. Możemy zrobić coś więcej i zastosować parę tricków, które sprawią, że nasz plan dnia będzie bardziej efektywny i wprowadzi w nasze życie spokój.

Dzięki niemu odzyskamy kontrolę i przestaniemy mieć poczucie, ze wokół nas panuje chaos. Sporządzenie planu dnia jest przydatne w każdym wieku, nawet gdy jesteśmy młodzi i myślimy, że mamy wszystko pod kontrolą i nigdy niczego nie zapomnimy. Już w wieku nastoletnim warto zacząć wyrabiać w sobie nawyk planowania.

Dzięki temu będzie nam dużo łatwiej przechodzić przez kolejne szczeble edukacji, jak i w dorosłym życiu, gdy mamy coraz więcej obowiązków związanych z pracą i życiem na własną rękę. Pamiętajcie też, że nigdy nie jest za późno, by tego się nauczyć.

Kalendarz - podstawa planowania dni
CC: Freepik

Zaopatrz się w kalendarz

Podstawowym elementem w planowaniu dnia jest posiadanie kalendarza. Tylko wtedy można wszystko dokładnie zapisać, ale nie każdy kalendarz będzie się do tego nadawał. Przede wszystkim musi być odpowiednio duży i szczegółowy. Na rynku dostępne są różne rodzaje, dlatego ważne jest byście wybrali odpowiedni.

Od mały kalendarzyków, które posiadają podział jedynie na dni tygodnia, po duże kalendarze, które przypominają książki. Kalendarz przede wszystkim nie może być za mały, gdyż wtedy nie zapiszecie w przejrzysty sposób wszystkich elementów, a bałagan w kalendarzu może tylko pogłębić chaos w Waszym życiu.

Będziecie układać plan dnia, więc kalendarz powinien posiadać podział na dni tygodnia oraz na godziny. Bardzo ważne jest, by przy każdej godzinie było dużo wolnego miejsca na zapiski, tak byście mogli oprócz wypisania głównych zadań, dodać do nich też krótkie notatki, jeśli zajdzie taka potrzeba. Może to być też miejsce, gdzie będziecie zapisywać nie tylko swoje plany, ale również co ważnego i przyjemnego spotkało Was w danym dniu, albo co udało Wam się w nim osiągnąć.

Są osoby, które owszem zapisują swój plan dnia, ale robią to w różnych miejscach. Część planów jest w kalendarzu książkowym, część w notatniku na telefonie, a część na przylepnych karteczkach na lodówce. Taki sposób planowania na pewno nie jest uporządkowany, ani efektywny. Mimo, że plan na dany dzień został zapisany, to i tak bardzo łatwo jest o czymś zapomnieć, gdy musimy sprawdzać w kilku miejscach co mamy do zrobienia. Dlatego nie rozdzielajcie swoich planów na kilka różnych kalendarzy, niech wszystko będzie w jednym miejscu.

planowanie dnia
CC: Freepik
Papierowe kalendarze

…są obecnie wypierane przez cyfrowe planery, które mamy na naszych telefonach i komputerach. Jeśli uważacie, że tradycyjny kalendarz nie jest dla Was, bo jest w Waszym przypadku niewygodny w użyciu (trzeba go wszędzie nosić, a duży kalendarz swoje waży), to zawsze możecie skorzystać z cyfrowego narzędzia do planowania. Dostępne są specjalne aplikacje, które dodatkowo możecie zsynchronizować ze wszystkimi urządzeniami, które posiadacie.

Zapisując notatkę na telefonie, od razu pojawi się ona również na Waszym komputerze. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, które na pewno przypadnie do gustu wielu z Was. Dzięki niemu, swój kalendarz macie zawsze pod ręką i na bieżąco możecie go aktualizować. Zmiana kalendarza z tradycyjnego, na cyfrowy, może na początku powodować problemy.

Musicie wyrobić w sobie nawyk, by za każdym razem dokonać w nim zapisu. Każdy powinien oczywiście wybrać to co jemu pasuje najlepiej, dlatego nie należy się zmuszać do nowoczesnych technologii. Jeśli tradycyjna forma sprawdza się u nas lepiej, lepiej przy tym pozostać.

notatki
CC: Freepik

Przejrzyste notatki to klucz do sukcesu – wprowadź oznaczenia

Gdy macie już kalendarz, powinniście wypracować sobie sposób na robienie notatek tak, by łatwo było Wam się później w nich odnaleźć. Świetnym sposobem jest robienie zapisków różnymi kolorami. Przypiszcie konkretny kolor do konkretnych aktywności. Przykładowo, te związane z pracą lub szkołą oznaczajcie kolorem granatowym, spotkania ze znajomymi na różowo, siłownia na zielono, itd.

Dzięki temu, już po samych kolorach wiecie jakie obowiązki macie dzisiaj do wykonania, ale jest jeszcze druga, nawet ważniejsza zaleta takiego rozwiązania. Od razu widzicie, jaką ilość czasu poświęcacie na poszczególne zadania. Możecie łatwo wyłapać czego jest za dużo, a czego za mało i dokonać zmian w swoim planie.

Może większość waszego dnia wygląda różowo i spędzacie go tylko na przyjemnościach, imprezach i spotkaniach towarzyskich, a może tego koloru jest właśnie za mało, a Wy w końcu spostrzeżecie, że wasze życie prywatne nie istnieje. Jest to bardzo prosty sposób, a jednocześnie bardzo przydatny.

Ustal hierarchię zaplanowanych na dany dzień zadań

Jednym z najważniejszych elementów planowania, jest umiejętność ustalenia, które zadania są najważniejsze i musimy je wykonać, a które spokojnie możemy sobie odpuścić, jeśli nie starcza nam już czasu. Są uniwersalnie ważne obowiązki, związane ze szkołą lub pracą, które musimy traktować zazwyczaj priorytetowo.

Mamy też wiele innych zadań, które samodzielnie na siebie nakładamy i warto przeanalizować, które z nich są dla nas najważniejsze. Zastanówcie się jakie macie priorytety i co naprawdę jest dla Was ważne. Czasami w natłoku zajęć może nam to umknąć. Czasami warto zrezygnować z mniej ważnych aktywności, zwłaszcza jeśli odbywają się one kosztem tych bardziej istotnych. Może lepiej odpuścić sobie w danym dniu sprzątanie albo siłownie, jeśli właśnie zadzwonił przyjaciel, którego nie widzieliście już pół roku.

Albo może ważniejsza jest dla Was nauka języka hiszpańskiego i warto przeznaczyć na nią 2 godziny tygodniowo, a zrezygnować z zajęć malowania, na które chodzicie w czwartki. Życie to też sztuka wyboru i planowanie powinno nam go ułatwić. Pamiętajcie też, że raz zaplanowany dzień możecie w każdym momencie zmodyfikować, zgodnie ze zmianami, które dzieją się w Waszym otoczeniu.

Gdy hierarchia Waszych zadań jest już ustalona, powinniście wprowadzić oznaczenia w waszym kalendarzu, tak by te najważniejsze rzeczy od razu rzucały się w oczy. Możecie, np. rysować obok nich czerwony wykrzyknik, lub inny symbol, który będzie zwracał Waszą uwagę.

Czytaj więcej: jak być systematycznym?

CC: Freepik

Określ czas, który zamierzasz przeznaczyć na każde zaplanowane zadanie

Planowanie jest ściśle związane z czasem. Im więcej go mamy, tym więcej możemy zaplanować. T to właśnie umiejętność prawidłowego określania czasu potrzebnego na wykonanie naszych obowiązków sprawia, że jesteśmy bardziej wydajni. Określcie ile czasu powinno zająć każde zadanie i napiszcie to koło niego w kalendarzu.

Pamiętajcie, by uwzględnić również czas, który musicie poświęcić na dojazdy w dane miejsce. Ilość czasu powinna być realnie określona, tak byście rzeczywiście mogli wykonać plan dnia. W przeciwnym razie będziecie się tylko stresować i zniechęcać.

Starajcie się zawsze dodać parę minut zapasu na wykonanie danego zadania, gdyż z reguły mamy zwyczaj zaniżać ilość czasu, którego potrzebujemy. Dzięki temu, z lepszą skutecznością zaplanujecie swój dzień i unikniecie, np. spóźnienia. Dodajcie około 25% dodatkowego czasu do waszych planów, by mieć ten bezpieczny zapas czasu, ale też sprawdzajcie na bieżąco czy w nim się zmieściliście, albo dlaczego się nie zmieściliście. Możecie przez pewien czas zapisywać, dlaczego dane zadanie zabrało Wam więcej minut niż ustalono.

Może się okazać, że cenne minuty tracicie na mało istotne sprawy. Przykładowo, może po siłowni spędzacie aż 15 minut pod prysznicem, zamiast szybko się umyć w 5 minut. Albo w Waszej ulubionej kawiarni jest zawsze bardzo długa kolejka, a obok niej jest równie sympatyczne miejsce, w której dostaniecie kawę w przeciągu paru minut.

Codziennie sprawdzaj swój kalendarz

Powinniście wyrobić w sobie nawyk codziennego sprawdzania waszego kalendarza. Najlepiej byście robili to rano, zanim zaczniecie Wasz dzień, np. przy śniadaniu lub porannej kawie. Przeanalizujcie Wasze plany, upewnijcie się, które z nich są najważniejsze, jeśli trzeba wprowadźcie zmiany. Oprócz porannego przeglądu, warto również poświęcić na niego parę minut wieczorem, by przygotować się na następny dzień.

Jeśli widzicie, że macie wolny czas, którego do tej pory nie zaplanowaliście, możecie to zrobić właśnie teraz. Może już od paru miesięcy wybieracie się kupić kurtkę, albo bardzo chcieliście wypróbować nową knajpkę. Teraz jest właśnie czas, by to zaplanować i to zrobić.

Sudoku
CC: Freepik

Wprowadzaj zmiany, ale unikaj przekładania na kolejny dzień

Nigdy nie zaplanujemy naszego życia w każdym momencie i w szczególe, a nawet nie powinniśmy tego robić. Warto czasami po prostu żyć i oddać się chwili. Życie wokół nas cały czas się toczy, sprawy ulegają zmianie i tam samo będzie zmieniać się nasz plan. Wprowadzanie zmian w kalendarzu to nic złego, zdarzają się sytuacje, gdy coś nam wypadnie lub, gdy nie mamy na coś już sił.

Jednak to czego powinniśmy unikać, to ciągłe przekładanie naszych planów na następny dzień, zwłaszcza tych ważnych. W pewnym momencie, doprowadzi to do chaosu i natłoku obowiązków, z którego ciężko będzie Wam się wyplątać. Priorytetowe zadania i obowiązki powinniście zawsze wykonywać w zaplanowanym czasie. Nawet jeśli nie sprawiają Wam przyjemności, to po to tworzycie plan, by właśnie zmobilizować się do ich wykonywania. Zaznaczajcie w kalendarzu to co udało Wam się już wykonać, podziała to mobilizująco.

Możecie też zaplanować sobie chwilę przyjemności po trudnym zadaniu, ale którą wykonacie jedynie wtedy, gdy również wykonacie plan.

Ustaw alarm w telefonie z odpowiednim wyprzedzeniem

Oprócz tego, że wszystko macie zapisane w swoim kalendarzu, ważne zadania możecie dodatkowo ustawić jako przypomnienia w Waszym telefonie. Dotyczy to zwłaszcza wydarzeń, które planujemy z większym wyprzedzeniem, np. wizytę u lekarza lub fryzjera. Nawet jeśli zapomnieliście wpisać je do kalendarza, to alarm dzwoniący dzień wcześniej Wam o tym przypomni. Takie rozwiązanie możecie stosować też do większości planów, na samym początku, gdy nie macie jeszcze nawyku sprawdzania kalendarza i uczycie się prowadzić dzień według planu.

Egzekwowanie planu
CC: Freepik

Ocena jakości planu po jego dłuższym wypełnieniu

Układając plan, za każdym razem planujemy dzień po dniu. Jednak te dni składają się na tygodnie, a później miesiące i po dłuższym czasie możemy dopiero stwierdzić, czy nasz plan rzeczywiście się sprawdził i dzięki niemu żyje nam się lepiej. Po to go ustalamy i mozolnie planujemy każdą część naszego dnia, by w ostatecznym rozrachunku, przyniosło nam to korzyści i sprawiło, że nasze życie będzie bardziej komfortowe.

W związku z tym, zawsze przychodzi ten moment, gdy musimy podsumować nasz dotychczasowy plan i jeśli zaistnieje taka potrzeba, wprowadzić w nim zmiany. Jeśli po takim testowym miesiącu, stwierdzicie że wszystko układa się świetnie, wasze życie stało się bardziej uporządkowane i macie więcej czasu na sprawy, na które do tej pory tego czasu nie mieliście, to znak że każdy dzień zaplanowaliście prawidłowo.

Nie pozostaje nic innego jak dalej kontynuować sposób planowania i korzystać z rozwiązań, które się sprawdziły. Oczywiście nie macie 100% pewności, że będą się one sprawdzać już zawsze, dlatego warto od czasu do czasu weryfikować, czy Wasz plan nie potrzebuje modyfikacji.

Jak ustaliliśmy na początku

…planowanie to nie jest wcale taka prosta sprawa, dlatego wielu z Was może stwierdzić, że się to u Was nie sprawdziło. Jeśli uważacie, że planowanie nic w Waszym życiu nie zmieniło, to znak, że należy podejść do niego od początku. To dlatego zachęcaliśmy Was, aby oprócz zadań, zapisywać do nich dodatkowe informacje.

Teraz jest czas, by je przeanalizować i wprowadzić zmiany. Musicie wywnioskować co spowodowało, że Wasz plan się nie sprawdził. Może dojazdy zabierają Wam zbyt dużo czasu i lepiej, by wszystkie miejsca, które codzienne odwiedzacie znajdowały się blisko siebie, koło Waszej pracy lub domu.

Może warto w tym celu zmienić siłownię, albo szkołę językową. A może zawsze spóźniacie się na te same zajęcia i lepiej byłoby zapisać się na nie w inny dzień. Warto też przeanalizować gdzie najwięcej czasu Wam ucieka. Zazwyczaj są to jakieś mało istotne elementy, które wydaje nam się, że nie zabierają wiele czasu.

Jednak jak się je zliczy, może się okazać, że zabierają nam kilka godzin tygodniowo. Mogą to być, wspomniane już dojazdy albo czas potrzebny rano, na przygotowanie się. Może codzienne śniadanie zajmuje Wam godzinę, bo zawsze jecie jajecznice z kilkoma składnikami, a przecież szybka owsianka lub kanapka z warzywami może być równie zdrowa i sycąca.

Warto szczegółowo przeanalizować takie małe czynności, których nawet specjalnie nie planujemy, a które mogą okazać się zjadaczami naszego czasu.

Dziewczyna się zastanawia
CC: Freepik

A może wymagasz od siebie za dużo?

Ten punkt spokojnie mógłby być częścią poprzedniego, jednak kwestia, którą w nim poruszymy zasługuje na wyróżnienie. Czasami nasz plan nie ma szans na powodzenie, gdyż jest zbyt obszerny. Tak bardzo chcemy móc spróbować wszystkiego i wykorzystać każdą szansę, i być we wszystkim perfekcyjni, że sami na siebie nakładamy zbyt wiele obowiązków. Warto to przeanalizować i podjąć odpowiednie kroki.

Na początek, możecie spróbować oddelegować niektóre zadania, jeśli to inni mogą je równie dobrze wykonać. Może warto zatrudnić pomoc domową, która odciąży nas w sprzątaniu albo zdecydować się na catering. Musicie zdecydować co jest dla Was najważniejsze, wybrać swoje priorytety i zrozumieć, że nie wszystko musicie wykonywać samodzielnie. Tam samo może lepiej całkowicie zrezygnować z jakiegoś zajęcia, aby móc maksymalnie skupić się na tym co naprawdę Was interesuje i sprawia Wam radość.

Planowanie dnia do umiejętność, która obecnie bardzo się przydaje. Mamy tyle obowiązków i możliwości, że aby móc je wypełnić potrzebujemy odpowiednio zarządzać własnym czasem i właśnie do tego potrzebujemy planu. Są ludzie, którzy naturalnie posiadają taką umiejętność. Reszta musi się tego nauczyć. Jest to możliwe w każdym wieku, czasami nie uda się za pierwszym razem, ale próbując na pewno osiągniecie swój cel.

Sprawdź również:

Jak się skupić?
Jak mieć więcej energii?
Jak się nauczyć szybko czytać?

Jak zaplanować dzień? Stań się mistrzem efektywności!
5 (100%) 1 vote